當前位置:首頁 > 公司資訊 > 正文

“國際檔案日”宣傳活動----檔案基本常識

發布時間: 2019-06-03 16:53:46   作者:本站編輯   來源: 本站原創   瀏覽次數:

6月9日是國際檔案理事會確定的第12個國際檔案日,檔案具有存憑、留史、資政、育人的重要意義,檔案工作在我們日常工作中的作用舉足輕重,為增強廣大職工對檔案工作的認識,特開展檔案日宣傳活動,立足檔案,服務公眾,讓我們一起來學習檔案的基本常識,提升檔案保護意識。

一、什么是檔案?

《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)將檔案的定義表述為:“本法所稱的檔案,是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

     國家檔案局2000年12月發布的行業標準DA/TI一2000《檔案工作基本術語》將檔案的定義表述為:“國家機關、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”

上述檔案定義表述了七個方面的含義:檔案形成的時間(歷史性);檔案產生的主體(多元性);檔案來源渠道(廣泛性);檔案形成的特點(原始性);檔案保存的目的(價值性);檔案表現的形式(多樣性);檔案本質屬性(記錄性)。

二、檔案工作的概念是什么?由哪些方面構成?

檔案工作是維護歷史真實面貌的一項重要事業。人們通常說的檔案工作是一個總的概念,嚴格來說,它包含著檔案事業管理和檔案資源管理這兩個職能不同而又有密切關系的工作。

(一)檔案事業管理:包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作,要對檔案事業的方方面面進行統籌規劃、組織協調、業務指導、執法監督。這方面的職責由各級政府的檔案行政管理部門來承擔。

(二)檔案資源管理:是對各種形態的檔案進行具體的技術性管理,它又分為檔案實體管理和檔案信息管理。

1.檔案實體管理,是指對檔案的實體進行收集(歸檔)、整理、鑒定、保管、統計、調卷提供查閱等。

2.檔案信息管理,是指對檔案內容信息進行分析、檢索、編研、編目、數字化儲存、上網、提供信息查閱和咨詢服務。

檔案資源管理工作由各機關、單位檔案部門或文件中心以及各級、各類檔案館按照有關規定,分工負責。

三、什么是歸檔文件?

歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的,辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種形式和載體的文件材料。

四、什么是全宗?

全宗是檔案的基本分類和管理單位,指一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。通常情況下,一個獨立從事活動的單位,如一個機關、一個企業、一個學校所形成的全部檔案應該組成一個全宗,某一個人形成的全部檔案則可以構成個人全宗。全宗既是一定數量檔案的實體概念,也是檔案整理原則的重要體現和方法。在檔案學中有時稱全宗原則和全宗理論。在檔案的整理、流轉和保管過程中,同一全宗的檔案不得分散,不同全宗的檔案不得混雜,這被稱作全宗不可分散性原則。

五、文件轉化為檔案需要具備哪些條件?

(一)文件必須辦理完畢(或叫處理完畢),即完成了文書處理程序;

(二)文件需要對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值;

(三)文件需按照一定的規律保存起來,即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。

六、辦理完畢的公文什么時間歸檔?

歸檔時間是辦理文件材料歸檔交接手續的時間。歸檔時間是歸檔制度的重要內容之一。對于一般的公文通常是按年度接收歸檔,即在第二年的上半年,將上一年形成的文件經整理后,辦理交接歸檔手續。

七、機關文書檔案的保管期限有幾種?

根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號),機關文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

八、歸檔文件的整理原則是什么?

(一)遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系

文件的形成有其自身的規律和特點。不同的機關,盡管其職責和業務范圍各不相同,但各項職能活動總是存在著各方面的聯系,所形成的文件之間必然有一定規律,這種規律也就是文件之間有機聯系的具體表現。文件之間的這種聯系既能反映出機關職能活動的歷史面貌,同時也符合人們查找利用檔案的心理預期,為檢索提供了線索。因此,進行歸檔文件整理工作,必須遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系。

(二)區分不同價值

不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔,而是要依照國家有關規定,區分歸檔范圍內不同文件的價值,找定不同保管期限。

(三)便于保管和利用

這是歸檔文件整理最基本的原則,也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。“便于保管和利用”既是歸檔文件整理的出發點,也是最終目的。

九、什么是檔案信息化建設?檔案信息化建設應該遵循哪些原則?

檔案信息化建設,是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下,在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發生轉變,從以檔案實體保管和利用為重點,轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心,從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。

檔案信息化建設,是一項關系檔案事業全面發展的戰略舉措,必須遵循三條基本原則,即文檔一體化原則、雙軌制原則和確保網絡安全的原則。


快3开奖结果